05 — Distribuer & piloter¶
Une fois le lead capté, deux questions se posent : à qui le confier, et comment suivre son avancement. C'est le cœur opérationnel du CRM.
Le projet : le cadre de la vente¶
Un projet est une campagne de vente : une offre, une période, un objectif. Il donne le contexte dans lequel les leads sont travaillés et sert d'unité de pilotage — les statistiques, les règles d'affectation et le pipeline s'organisent par projet.
Un projet peut être archivé puis restauré : on gèle une campagne terminée sans perdre son historique ni fausser les statistiques courantes.
Le project-lead : l'unité de travail¶
Quand un lead est rattaché à un projet, il devient un project-lead — l'opportunité concrète que travaille un closer. C'est l'objet le plus important du produit : c'est lui qui porte le statut, l'affectation, la commission et, in fine, le paiement.
Il porte :
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Statut | Où en est l'opportunité dans le pipeline |
| Score | La note de qualification héritée de la capture |
| Closer affecté | Qui travaille l'opportunité |
| Manager figé | Le manager qui supervisait au moment de l'affectation |
| Raison d'affectation | Pourquoi ce closer a été désigné |
Pourquoi le manager est figé
Le manager est enregistré sur l'opportunité à l'affectation et n'est pas re-synchronisé si l'organigramme change ensuite. Un closer qui change de manager en cours de trimestre ne redirige pas rétroactivement les commissions des ventes déjà supervisées par le précédent. C'est un choix produit délibéré : la commission suit celui qui a réellement encadré la vente.
Les règles d'affectation¶
Chaque projet peut définir des règles d'affectation : elles décident automatiquement à quel closer revient un lead entrant.
Une règle porte une priorité (les règles s'évaluent dans l'ordre), un type, des conditions et la liste des closers concernés. Elle peut être activée ou désactivée sans être supprimée.
Les trois types¶
| Type | Fonctionnement | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Par score | Les leads dont le score remplit une condition vont à un groupe de closers désigné | Réserver les leads chauds aux meilleurs closers |
| Tour de rôle | Distribution à tour de rôle entre les closers listés | Équité simple dans une équipe homogène |
| Moins chargé | Le closer avec la plus faible charge courante | Éviter l'engorgement, lisser la charge réelle |
La traçabilité de l'affectation¶
Chaque affectation enregistre pourquoi elle a eu lieu :
| Raison | Signification |
|---|---|
unassigned_initial |
Créé sans affectation |
form_owner_fallback |
Aucune règle applicable — repli sur le propriétaire du formulaire |
rule_score |
Règle par score |
rule_round_robin |
Règle à tour de rôle |
rule_least_loaded |
Règle au moins chargé |
manual |
Affectation manuelle |
csv_import |
Issu d'un import CSV |
transfer_on_member_removal |
Réaffecté suite au départ d'un membre |
Cette trace n'est pas cosmétique : c'est ce qui permet de répondre factuellement à un closer qui conteste la répartition des leads, et de ne perdre aucune opportunité quand un membre quitte l'équipe — ses leads sont transférés, et le transfert est marqué comme tel.
L'historique complet des réaffectations successives est consultable.
Le pipeline¶
Les étapes¶
Le produit fournit un pipeline de vente par défaut en quatre étapes :
nouveau ──▶ en discussion ──▶ en attente de paiement ──▶ conclu
◀──────────────┘ │
◀────────────────────-┘
| Étape | Sens métier |
|---|---|
| nouveau | Le lead vient d'arriver, le contact n'est pas engagé |
| en discussion | La conversation est en cours |
| en attente de paiement | L'accord est trouvé, le lien de paiement est envoyé |
| conclu | La vente est payée — étape finale |
Les retours en arrière sont possibles vers l'étape précédente (une discussion qui reprend, un paiement qui traîne), mais « conclu » est terminal : on n'en sort pas.
Des transitions contraintes¶
On ne saute pas d'étape. Un passage direct de « nouveau » à « conclu » est refusé. Cette contrainte garantit que les statistiques de conversion reflètent un parcours réel, et que l'étape « en attente de paiement » a toujours un lien de paiement derrière elle.
La clôture automatique¶
Le closer ne déclare pas lui-même la vente comme conclue. C'est le paiement qui la conclut : quand toutes les échéances du lien de paiement sont réglées, le project-lead passe automatiquement en « conclu ».
Conséquence directe : un lead conclu est un lead payé. Le tableau de bord ne peut pas être gonflé par des clôtures optimistes.
Opportunités verrouillées
Une opportunité en statut terminal (conclu ou annulé) n'accepte plus de nouveau lien de paiement. On n'encaisse pas deux fois sur la même vente.
Les outils du closer¶
Notes et timeline¶
Chaque opportunité porte des notes libres et une timeline qui agrège les événements : changements de statut, réaffectations, notes, paiements. C'est la mémoire de la relation — celle qui survit au départ d'un closer.
Les retours (feedbacks)¶
Le closer peut enregistrer des retours structurés sur l'opportunité : ce qui a bloqué, ce qui a convaincu. Cette matière remonte la qualité réelle des leads vers l'entrepreneur.
L'analyse IA¶
Sur demande, une analyse IA produit des insights sur l'opportunité à partir du contexte du projet, du formulaire et des réponses du prospect : signaux d'intérêt, points de friction, angle d'approche suggéré.
Elle est déclenchée explicitement par le closer — jamais automatiquement — et limitée en fréquence par opportunité, pour maîtriser le coût et éviter l'usage compulsif. Les insights générés restent attachés à l'opportunité et peuvent être supprimés.
L'IA est un copilote, pas un décideur
Aucune décision produit n'est prise par l'IA seule : elle propose une structure de formulaire, note un lead selon des critères définis par l'entrepreneur, et commente une opportunité. L'affectation, le statut et le paiement restent des actions humaines ou déterministes.